Здравствуйте. Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? по возможности, сошлитесь на законодательство. заранее благодарна.

Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников.
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ (статья 65) о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.
Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.
Согласно п.3.5 указанных Правил порядок формирования личного дела состоит в следующем:
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельный том.
Так как ведение личных дел в коммерческих организациях не является обязательным требованием, то соответственно при формировании личного дела Вами составляется самостоятельно перечень вносимых в него документов:
Например, к таким документам относятся: документы об образовании работника, сведения о направлении на работу; характеристики, рекомендательные письма (при наличии); документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения работника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и другие документы).
Требования к оформлению личных дел, принимаемых в архив:
При этом полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление листа- заверителя, а также составление, (в необходимых случаях), внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение название организации; регистрационного индекса дела; крайних дат дела; заголовка дела)
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять- п. 3.6.3 Правил).

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

Законодательные требования

Для государственных организаций

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.

Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Для частных предприятий, ИП

Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

Формирование личного дела

Оформление обложки (титульный лист)

Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.

Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Обязательными для отображения являются следующие элементы:

• По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
• Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
• Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
• Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
• В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.

Из чего состоит папка?

Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках. Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы.

Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом.

В личное дело, как правило, входят документы:

• Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную организацию о приеме на работу на определенную должность.
• Резюме или автобиография, коротко раскрывающая всю необходимую информацию о сотруднике.
• Копии основных персональных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
• Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника.
• Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы.
• Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении.
• Кадровая справка.
• Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему.
• Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.
• Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике.
• Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника.
• Внутренняя опись.

Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока.

В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет.

Заполнение документов

Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.

Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность.

Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год.

Опись

Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.

Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием.

Обязательные поля:

1. № п/п – согласно журналу учета личных дел.
2. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
3. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
4. Заголовок документа - его название (свидетельство, диплом, приказ).
5. Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
6. Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
7. Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата.

Порядок ведения документации

Регистрация и учёт

В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета.

Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников

Внесение изменений

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации.

Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).

Хранение

Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.

Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.

Также важно знать срок хранения в государственном архиве личных дел:

• На обычных работников — 75 лет.
• На руководящих – постоянно.

Срок течь начинает не со дня рождения работника, его увольнения, а с момента передачи дела в архив.

Без бюрократических проволочек можно обойтись, если знать как. Смотрите, как происходит

Хотите знать, как происходит распределение прибыли прошлых лет в ООО? Читайте эту

Многие интересуются, как открыть строительный бизнес с нуля. А вы можете это узнать прямо

Выдача личных дел работников

После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.

На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.

Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.

После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи ( №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.

Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.

Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

Устав является одним из основных документов любого предприятия или организации. Существуют определенные правила для его оформления и хранения. Часто в процессе текущей деятельности у многих предприятий возникает необходимость представлять устав (вернее, его копию) в различные учреждения или деловым партнерам, и возникает вопрос о том, как правильно его прошить. Прошивать устав следует по тем же правилам, что и все другие документы.

Инструкция

Устав прошивается с левой стороны по центру линии вертикального среза. Место прошивки не должно находиться слишком близко к левому краю документа, чтобы страницы не порвались и не разлетелись. В то же время следует следить за тем, чтобы не мешала свободно обращаться со страницами документа (листать, снимать копии и так далее) и не заходила на текст.

Для прошивки устава, как правило, делают три прокола (реже – два прокола) на расстоянии в несколько сантиметров. Длина стежка не должна быть слишком короткой или слишком длинной. В среднем, будет достаточно расстояния между двумя проколами в 1,5-2 сантиметра, что в целом составит 3-4 сантиметра от первого отверстия до последнего.

Нить должна быть прочной. Используют либо специальную нить, либо обычную, но тогда ее складывают в несколько раз. Саму строчку прокладывают для надежности два раза. Концы нити завязывают узлом с обратной стороны документа, выпустив их из центрального отверстия. Концы не должны быть слишком короткими, обычно их длина составляет 6-10 сантиметров. Для верности нити и узел иногда заливают клеем, чтобы обеспечить сохранность и неприкосновенность прошитых страниц устава.

Далее на место прошивки приклеивают специальную информационную наклейку, в которой содержатся данные о том, сколько листов содержится в документе и о том, что все они пронумерованы. Она не должна быть слишком широкой, но в то же время, должна позволять разместить на ней необходимые записи и место прошивки.

Записи, сделанные на информационной наклейке, удостоверяют печатью предприятия и подписью руководителя. Наклейка должна заходить на место прошивки и свободные концы нити или как минимум, на концы нити, но не закрывать их целиком. Печать ставится с таким учетом, чтобы заходить на часть наклейки, концы нити и часть самого устава.

Обратите внимание

Непосредственно сам устав прошивается не слишком часто. Оригинал приходится прошивать тогда, когда предприятие в первый раз регистрирует устав при учреждении и в тех случаях, когда изменения в уставе подаются в налоговый орган в виде новой редакции устава. В остальных случаях речь, в основном, идет о копиях устава. Тем не менее, правила прошивки документа одни и те же.

При регистрации предприятий требуется подавать устав в таком виде, который предписан регламентирующими документами. Сами по себе правила подшивки устава достаточно просты, но отнестись к процессу следует серьезно.

Вам понадобится

• - нитки;
• - пломбирующий листок.

Инструкция

Сложите все листы устава в правильном порядке. Перепроверьте несколько раз, чтобы убедиться, что последовательность . Пронумеруйте страницы. Титульный лист устава не нумеруется, но на следующей странице нумерация начинается с двойки. То есть титульный лист вы учитываете, но не ставите на нем цифру. Затем все страницы сшиваются

• заявление о приеме на работу;
• копия документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия ИНН;
• должностная инструкция;
• копии документов об образовании;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления работника;
• трудовой договор;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.
1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2

Инфо

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.

13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

• от 100 до 300 руб.
  для граждан;
• от 300 до 500 руб.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 6 февраля 2002 года

Федеральная архивная служба РоссииВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА(ВНИИДАД) Основные правила работы архивов организаций Одобренырешением Коллегии Росархиваот 06.02.2002 2.

Внимание

Экспертиза ценности документов 3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив 3.6.1.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии.

Инструкция 1 Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру. Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется.
Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику. 2 В начале резюме следует расположить личные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также должны быть указаны актуальные контактные данные. 3 Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения.
В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
4

Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.

Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям.

Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
5 В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников.

Это требование обязательно только в отношении государственных служащих.

Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности. Инструкция 1 Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.).

Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.

2 Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72.

Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда.

Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д. Источники:

• как сдать документы на регистрацию

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки. Вам понадобится

• — папки;
• — скоросшиватель;
• — карандаш;
• — опись;
• — передаточная опись.

Инструкция 1 Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов.

Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Как оформить личное дело работника в архив

Инструкция 1 В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.). 2

Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель.

На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела.

После увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.

3 Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. 3.6.18.

Отдельные вопросы, встречающиеся при подготовке к передаче в архив личных дел

Правовое регулирование

В данной статье мы поговорим о том, как преодолеть ошибки, возникающие при формировании личных дел сотрудников. На всякий случай скажем несколько слов о том, что же представляет собой личное дело.

Личное дело - подборка документов о сотруднике

Начинают личное дело документы, которые составляются при поступлении на работу (личный листок по учету кадров, автобиография, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу), продолжают и заканчивают копии приказов о переводах, совместительстве, награждениях, увольнении сотрудника и пр.

Личные дела упоминаются в ст. 337 Типового перечня управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (далее - Типовой перечень). В то же время следует отметить, что личные дела в основном ведутся в делопроизводстве тех кадровых служб, которые являются государственными органами и сотрудники которых, в соответствии с действующим законодательством, относятся к государственным служащим. В иных организациях личные дела ведутся по усмотрению кадровых служб. В связи с тем что действующее законодательство требует вести только личные дела госслужащих, от ведения личных дел в настоящее время многие коммерческие организации просто отказываются, оставляя для кадрового делопроизводства только личные карточки.

Типовой перечень документов

Согласно Типовому перечню личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, других работников - 75 лет. Исходя из пп. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций личные дела сотрудников нуждаются в полном оформлении.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

В правилах описаны и иные,требования к формированию личных дел

Кроме того, Указом Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 из общего объема личных дел, формируемых кадровыми службами организаций, в отдельную группу выделены личные дела лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы (Указ не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации).

Помимо этого существуют нормативные акты соответствующих ведомств, которыми должны руководствоваться подведомственные организации, например, Требования по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах, утвержденные Приказом Инспекции негосударственных пенсионных фондов при Минтруде России от 31.08.2001 N 115.

Проблемы и решения

Тем не менее при формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути решения которых действующим законодательством не предусмотрены. Работая с архивами по личному составу, автор данной статьи не один раз сталкивался с такими сложными вопросами. В этой статье я попытался привести возможные ответы на два наиболее интересных из них.

Вопрос 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих сотрудников кадровых служб, забывающих указывать даты документов либо принимающих документы без дат от сотрудников. Как сформировать документы, не имеющие дат?

Ответ: Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые нами документы в описи документов личного дела. Напомним, что во внутреннюю опись документов личного дела вносятся данные о документах, его составляющих, в виде таблицы с указанием в ее графах порядкового номера документа, названия документа, даты документа и других необходимых сведений. Такая опись обычно составляется сотрудниками кадровой службы, в которой ведется конкретное личное дело.

Недатированные документы, следует сформировать после нее

Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами - Типовым или ведомственным перечнями, Указом N 640 и т.п. Если вы сможете установить, что документы, попавшие во вторую группу, храниться в личном деле не должны, необходимо такие документы изъять и дальнейшую работу с ними осуществлять согласно установленным требованиям (сформировать в отдельные дела или с другими делами, передать по сдаточной описи в архив либо отложить для уничтожения по акту и т.п.).

Вопрос 2: В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?

Ответ: Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае для систематизации документов следует соблюсти логическую последовательность. Исходя из смысла Основных правил особенности формирования дел в таких нестандартных ситуациях следует отразить в соответствующем предисловии.

Предисловия могли бы звучать следующим образом

Пример 1. Отдельные документы личных дел, не имеющие дат, но ранее внесенные в опись документов, имеющуюся в личном деле, сформированы в конце каждого дела перед описью, не зафиксированные - после описи. В ряде личных дел оставлены обходные листы сотрудников, ранее внесенные в опись документов, имеющихся в личном деле.

Пример 2. В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу. Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам.